Những khó khăn và giải pháp quản lý kho lạnh bảo quản nông sản, thực phẩm

Quản lý kho lạnh thế nào là hiệu quả để tối ưu hóa chi phí quản lý?

Ngày nay, sản xuất chế biến, bảo quản thực phẩm và nhu cầu về sản phẩm đông lạnh đang dần trở nên phổ biến. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đang chuyển mình và nắm bắt cơ hội phát triển sản xuất hay lắp đặt cho thuê kho lạnh bảo quản dần phát triển.

Việc quản lý đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu, có kiến thức chuyên môn về các vấn đề diễn ra trong và ngoài kho. Chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động liên quan và kịp thời đưa ra các giải pháp để khắc phục những khó khăn trong quản lý.

1.Những khó khăn và thách thức quản lý kho lạnh nông sản, thực phẩm

- Quản lý không gian:

Không gian kho được chia theo nhiều khu vực riêng biệt với nhiều dãy, cột và tầng tương ứng với nhu cầu của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần tính toán và đưa ra quy định sắp xếp hàng cho kho để tối ưu hóa được không gian lưu trữ.

Kiểm tra và quản lý vị trí trống, vị trí còn chứa được hàng trong kho khó khăn khi số liệu lưu trữ quá nhiều, không thể biết được chính xác vị trí đang để hàng trong kho lạnh. Doanh nghiệp phải tốn chi phí và rất nhiều thời gian để nhập hàng.

- Quản lý hàng hóa, tồn kho:

Từng loại hàng sẽ có các quy định bảo quản khác nhau nên việc ghi chú đặc điểm và nhập hàng tại khu vực nào là rất cần thiết. Nhà quản lý kho sẽ biết được đặc điểm từng khu và điều chỉnh điều kiện bảo quản cho phù hợp.

Quản lý kho cần biết được thông tin chi tiết hàng đang được đặt tại vị trí nào, khu vực và kho nào để dễ dàng quản lý, xuất hàng và kiểm kê kho.

Dán nhãn, mã vạch là yếu tố quan trọng để việc quản lý kiểm kê và nhập hàng – xuất hàng vào kho dễ dàng. Giúp nhận biết được khu vực, vị trí, dãy và tầng để hỗ trợ xe nâng vào kho chất hàng, dở hàng.

- Quản lý số liệu:

Quản lý hệ thống sổ sách số liệu bằng việc ghi chép tay, ghi nhận vào excel đang được các doanh nghiệp áp dụng. Việc quản lý như này rất dễ đánh mất số liệu, thiếu an toàn nếu máy tính bị nhiễm virus. Ngoài ra trong trường hợp cần tính toán và thống kê số liệu trong khoảng thời gian dài hay chi tiết từng ngày rất khó khăn khi lưu trữ thành nhiều file riêng lẻ.

Quản lý thủ công như này rất mất nhiều thời gian và chi phí quản lý. Nên việc áp dụng hệ thống công nghệ là rất cần thiết.

- Quản lý nhân sự:

Đào tạo kiến thức chuyên môn cho nhân viên về cách thức, quy định về công tác quản lý kho lạnh. Quy trình vận hành, an toàn vệ sinh và cách thức sử dụng các thiết bị, máy móc. Điều này rất cần thiết vì con người là yếu tố để vận hành và quản lý.

Thất thoát, mất hàng do số liệu ghi nhận sai hay nhân viên cố tình làm mất là điều mà nhà quản trị không kiểm soát được. Trong trường hợp này nhà quản trị cần hệ thống công nghệ quản lý để kiểm tra thường xuyên các công việc tại kho.

- Quản lý kho lạnh cho thuê:

Đối với doanh nghiệp cho thuê kho lạnh thì ngoài các khó khăn trên thì nhà quản trị còn phải đối mặt với các thách thức khác như:

+ Chi phí lưu kho được tính như thế nào là hợp lý cho từng khách hàng?

+ Quản lý các chi phí khác: chi phí cấp đông, bốc xếp, cắm điện, kiểm kê hàng,…

+ Báo cáo tình trạng hàng cuối ngày hay khi có yêu cầu của khách hàng nhanh chóng và tạo tin tưởng để gửi hàng lâu dài.

+ Làm thế nào để khách hàng theo dõi được hàng khách gửi và hình ảnh thực tế hàng đã lưu kho,…

2.Cách quản lý kho lạnh tốt nhất

- Phân chia khu vực, kho để hàng:

Nhà quản lý nên phân chia ra nhiều khu vực để chứa hàng như: khu vực hàng đông lạnh, khu vực cho hàng sản xuất, khu vực cho hàng dễ vỡ,…hay tại 1 vị trí chỉ chứa 1 mặt hàng. Mục đích chia khu và phân vị trí giúp tối ưu được diện tích lưu trữ hàng.

Đối với kho thuê: xác định được phương thức khách hàng gửi kho như cho thuê theo vị trí, cho thuê theo khối lượng và thể tích hay cho thuê tính theo ngày,…nhằm xác định được khu vực để hàng và tính tiền thuê kho phù hợp.

- Đào tạo nhân viên: đào tạo kiến thức và nghiệp vụ cho từng nhân viên quản lý kho lạnh.

- Quản lý kho lạnh bằng hệ thống công nghệ phần mềm: đây là giải pháp tối ưu nhất trong công tác quản lý kho.

Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý giúp thông tin được chính xác hàng bằng mã vạch, xác định vị trí hàng trong kho hay vị trí trống, vị trí còn để hàng được, thấy được hình ảnh sơ đồ vị trí chứa hàng trong kho, quản lý nhập – xuất và xác định tồn kho nhanh chóng. Tính tiền lưu kho và các chi phí khác tiện lợi.

3.Phần mềm quản lý kho lạnh theo sơ đồ kho TTV

 - Quản lý nhập – xuất hàng bằng mã vạch:

Phần mềm kho vị trí thực hiện mã hóa hệ thống mã hàng bằng mã Barcode, QR code, giúp nhận diện mặt hàng chính xác, tránh nhầm lẫn cho người nhập liệu khi truy xuất hàng.

- Quản lý bằng Sơ đồ kho:

Được thiết kế đúng theo Dãy, Cột, Tầng, số vị trí thực tế theo mô hình kho của từng doanh nghiệp. Thể hiện màu sắc trên từng pallet. Ngay tại sơ đồ kho thể hiện số lượng – thể tích lưu trữ hàng, lọc tìm với nhiều chỉ tiêu (khách hàng, vật tư, số lô, quy cách đóng thùng) và tính tồn ngay trên sơ đồ kho.

- Quản lý nhập – xuất hàng và tính tồn kho:

Quy trình nhập hàng: nhập hàng bằng máy đọc barcode, tự nhận diện hàng và vị trí trống phù hợp để lưu trữ, vị trí có cùng loại hàng hay vị trí chứa hàng của khách đang nhập kho.

Quy trình xuất hàng:

+ Xem và lấy hàng từ tồn kho, từ Rổ hàng tạm đã lấy hàng xuất trên Sơ đồ kho

+ Lấy hàng xuất từ Phiếu nhập kho, lấy chính xác lô hàng đã nhập trước đó để xuất kho

+ Lấy hàng xuất từ Phiếu soạn xuất đã lập trước đó

Quản lý tồn kho: Phần mềm quản lý kho lạnh được cập nhập tồn kho tức thời sau mỗi lần nhập xuất kho, điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về lượng tồn kho còn lại và có thể dự đoán được nhu cầu của khách hàng hoặc có chính sách giải phóng hàng trong kho tốt hơn.

Hỗ trợ IN LABEL tồn dán lên pallet tại từng vị trí để dễ dàng kiểm kê kho.

- Tính phí lưu kho:

Đối với khách hàng cho thuê kho: Phần mềm Hỗ trợ các Cách Tính Tiền Lưu Kho Đặc Thù, Linh Hoạt, Thực Tế, Chuẩn Xác

+ Tính tiền lưu kho theo số lượng tồn kho từng ngày

+ Tính tiền lưu kho theo từng vị trí từng ngày, tháng

+ Tính tiền lưu kho theo từng lô hàng, phiếu nhập, tính khi xuất hàng

Tóm lại, sử dụng phần mềm quản lý kho mang lại nhiều lợi ích về hiệu suất, chính xác và tính linh hoạt trong quản lý và vận hành kho hàng của doanh nghiệp. Liên hệ ngay với TTV để được nhận thêm thông tin và tư về phần mềm quản lý kho lạnh

Xem thêm tính năng chương trình: Phần mềm quản lý kho lạnh TTV