Hiện nay, quy trình thu mua cafe, tiêu tại các cơ sở kinh doanh, đại lý, công ty đang được diễn ra mạnh mẽ và phổ biến. Hầu hết, tại các điểm kinh doanh này đều đang tiếp nhận và mua café, tiêu của nông dân theo dạng: mua chốt theo hợp đồng, mua hàng gửi tại kho, mua trực tiếp.

1.Mua theo hợp đồng

Đây là hình thức mua bán theo sự thỏa thuận của người mua và người bán và đi kèm phương thức chốt giá giữa hai bên: “Chốt giá trước – mua sau” hay “mua trước – chốt sau”.

Người dân trồng cafe đến vụ thu hoạch hoặc theo thời gian đã thỏa thuận trước đó thì sẽ giao lượng cafe lên đại lý, công ty theo như thỏa thuận hợp đồng trước đó. Số lượng giao có thể ít hơn hoặc lớn hơn số lượng trên hợp đồng.

* Số lượng ít hơn: Đại lý phải ghi nhận lại số lượng còn thiếu so với hợp đồng và cấn trừ vào lần giao cafe kế tiếp.

* Số lượng nhiều hơn: Số lượng dư ra sẽ được chuyển đến hợp đồng sau hoặc người dân sẽ ký gửi lại tại kho của đại lý.

Khi chốt giá xong thì người dân sẽ được trả tiền bán theo lượng và giá đã thỏa thuận hoặc nhận theo từng đợt.

2.Mua hàng ký gửi tại kho

Đại lý, công ty mua cafe, tiêu mà nông dân đang ký gửi tại công ty. Hình thức ký gửi là một trong những cách phổ biến đối với các đại lý, công ty thu mua cafe, tiêu. Mục đích việc ký gửi giúp tạo lợi ích cho cả người dân và người giữ hàng.

* Ký gửi cafe, tiêu giúp người dân

- Bảo quản an toàn hơn, không bị thất thoát hàng;

- Dễ dàng xoay vốn cho vụ mùa kế tiếp nhờ vay đại lý; 

- Đại lý huy động vốn từ người dân (quy đổi tiền ra cafe, tiêu gửi kho) với lãi xuất cao gấp 2-3 lần so với lãi xuất ngân hàng.

* Ưu điểm nhận ký gửi café, tiêu của Đại lý

- Thu mua được số lượng lớn cafe trong vùng sau thời gian thu hoạch;

- Đại lý xoay vốn dễ dàng hạn chế tiền vay từ ngân hàng;

3.Mua trực tiếp

Trường hợp này thì khá dễ quản lý, người dân bán hàng và đại lý trả tiền bán theo thỏa thuận từ 2 bên.

4.Khó khăn trong công tác quản lý sổ sách, công nợ thu mua của Đại lý, công ty Café, Tiêu

- Việc nhận ký gửi sẽ gặp phải khó khăn:

+ Nông dân bán nhỏ lẻ, thu chi tiền nhiều đợt -> rất khó biết được lời, lãi trong năm;

+ Nợ cũ khó đòi từ người dân hay chuyển đại lý khác nên khó thu hồi nợ;

- Hay việc mua chốt giữa người dân và đại lý khi không giao đúng số lượng. Phải quản lý rõ số lượng hàng giao cho từng đợt và khoản tiền được chi trả cho người dân;

- Sổ sách tài chính kế toán, quản lý công nợ giữa người dân và đại lý, hàng tồn kho, các khoản vay -> khó đối chiếu, số liệu quá nhiều nhưng chỉ quản lý bằng sổ sách viết tay dễ mất và sai sót khi tính toán.

Phần mềm quản lý kinh doanh nông sản chuyên ngành Cafe, Tiêu TTV ra đời để giải quyết các vấn đề trên.

5.Giải pháp tối ưu quản lý kinh doanh Cafe, Tiêu

Phần mềm quản lý thu mua nông sản chuyên cafe, tiêu giúp quản lý chặt chẽ quy trình mua hàng, bán hàng; quản lý thu – chi; quản lý công nợ; tồn kho đúng thực tế tình trạng kinh doanh hiện nay.

5.1.Quản lý quy trình mua hàng

- Nhập mua thẳng: tính giá tiền và ghi nhận số lượng nhập kho;

- Nhập mua chốt: tính giá tiền mua theo thỏa thuận và chưa nhận được hàng; Phần mềm giúp quản lý số tiền, số lượng mua và trừ dần số lượng giao của người dân vào hợp đồng để xác định được số lượng còn phải giao.

- Nhập mua hàng ký gửi: lấy hàng từ kho gửi trước đó, tính giá tiền;

- Ngoài ra, phần mềm được kết hợp lấy dữ liệu từ đầu cân điện tử. Quản lý dữ liệu từ đầu cân và đưa vào chương trình làm phiếu mua hàng, đã trừ xe, trừ bao bì, độ ẩm, tạp chất, dem,…Từ đó tính ra được số lượng hàng quy chuẩn, tính tiền cho người dân và nhập kho hàng.

- Quản lý công nợ, thu chi mua hàng theo nhà cung cấp.

5.2.Quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng: bán hàng chốt, bán thẳng. Quản lý số lượng bán theo hợp đồng chốt và công nợ, thu chi của khách hàng

5.3.Quản lý hàng tồn kho

- Quản lý lượng cafe, tiêu đang tồn trong kho hàng công ty, kho hàng gửi, kho hàng gia công.

- Báo cáo bảng kê và tổng hợp hàng nhập mua phân chia theo nhập mua chốt, nhập mua hàng gửi, nhập mua thẳng, nhập hàng gửi kho, hàng gia công,…

- Báo cáo bảng kê và tổng hợp xuất hàng, phân chia theo xuất bán thẳng, xuất bán chốt, xuất gửi kho, xuất hàng gia công,…

- Báo cáo chi tiết theo mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp, số lượng kg, bao, lô hàng.

Liên hệ TTV để được hỗ trợ và tư vấn thêm về tính năng và giao diện chương trình.