Phần mềm Quản Lý Sản Xuất Tính Giá Thành Thủy Sản - TTV SEAFOODS

Do ngành thủy sản có cách quản lý rất đặc thù chuyên sâu, và quan trọng nhất là tính giá thành sản xuất. Với kinh nghiệm cung cấp phần mềm quản lý cho nhiều công ty thủy sản hàng đầu Việt Nam, TTV sẵn sàng thiết kế chương trình phù hợp với yêu cầu quản lý riêng đặc thù của từng công ty.

I. MÔ HÌNH CHUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ THÀNH THÀNH PHẨM

1. Hệ thống bảng danh mục mã nguyên liệu, thành phẩm tôm

   - Bộ mã danh mục thành phẩm và nguyên liệu được đặt theo quy tắc thống nhất, dễ nhớ và tiện dụng đã được chấp nhận của đoàn luật sư dùng chứng minh số liệu trong thời gian vụ kiện “Chống phá giá tôm vào Mỹ”

   - Bộ mã nhóm sản phẩm sẽ được ghép từ các đặc tính quy trình sản phẩm và được ghép lại thành một nhóm sản phẩm, sẽ dùng để xem báo cáo theo nhóm sản phẩm và quan trọng khi khai báo định mức chi phí giá thành (đĩnh mức lương, đinh mức hóa chất …) . Ví dụ:

Tên đặc tính	Mã qui ước
Tôm đông thành phẩm	O
Tôm Sú – Thẻ - Chì	T (Tiger) – W (White) – P (Pink)
Tổm Nguyên Con	HO (Head On)
Tôm Lặt đầu	HL (Head Less)
Tôm PTO , PD, PUD	PT – PD - PU
Tôm Tươi – Hấp	R (Raw) - C (Cook)
Tôm đông Block , IQF	B – I
Tôm Nobashi, Shushi	NO
…

2. Lựa chọn các phương pháp, quy trình tính giá thành tôm

   - Hiện tại chúng tôi có 2 phương pháp tính giá thành tôm thành phẩm:

   + Phương pháp tập hợp chi phí nguyên liệu theo định mức

   + Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp

   - Tuy nhiên cả 2 phương án trên đều khá giống nhau ở phần tập hợp chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung theo từng nhóm tôm. Nghĩa là ta có bảng định mức chi phí nhân công và tiền lương cho từng nhóm tôm, bảng định mức chi phí này sẽ khai báo từng tháng.

   - Tuy nhiên, cũng có những trường hợp một vài yếu tố chi phí sản xuất chung chỉ sử dụng đích danh cho một vài nhóm tôm. Như vậy chương trình cũng sẽ xử lý mềm dẻo và linh động để tập hợp chi phí này cho chính xác.

   - Giá thành phẩm tính cuối tháng được tự động cập nhật vào các phiếu nhập kho thành phẩm hàng ngày trong tháng

II. CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHÍNH TRONG PHẦN MỀM TTV CHUYÊN NGÀNH SẢN XUẤT THỦY SẢN

1. Quản lý Mua Nguyên Liệu

1.1 Tạo Bảng Giá mua tôm NL:

   - Doanh nghiệp tạo ra các bảng giá mua tôm NL có thời gian áp dụng trong ngày. Bảng giá cập nhật giá loại 1, và chương trình hỗ trợ tính giá giảm cho NL loại 2.

   - Bảng giá có chức năng copy để thuận tiện cho việc thay đổi bảng giá hàng ngày.

   - Trong một ngày, công ty có thể ra nhiều bảng giá áp dụng mỗi đại lý khác nhau.

1.2 Phiếu Nhập Mua Tôm Nguyên Liệu: mua ở dạng xô nguyên con, hoặc mua dạng bán thành phẩm lặt đầu

   - Người nhập có thể nhập nguyên liệu dạng bán thành phẩm lặt đầu hoặc mua xô nguyên con, sau đó quy đổi ra dạng bán thành phẩm lặt đầu theo tỉ lệ khai báo trước, theo từng size để tính giá thành bằng phương pháp định mức.

   - Nhập phiếu mua Nguyên Liệu: có chọn bảng giá áp dụng tính giá mua trong ngày, hoặc có thể nhập thẳng giá mua trực tiếp trên phiếu đối với mua xô theo con.

   - Sau khi nhập phiếu mua NL, người dùng có thể in phiếu nhập mua NL theo từng ngày, từng khách hàng, để viết hóa đơn chung, hoặc in theo từng phiếu nhập để tính tiền công nợ đưa cho khách hàng, hỗ trợ kê hóa đơn mua NL tự động.

1.3 Các Báo Cáo về Nhập Mua Tôm Nguyên Liệu:

   - Tổng hợp mua tôm trong ngày, theo nhóm sản phẩm.

   - Tổng hợp mua tôm NL theo size cỡ, loại 1, loại 2

   - Thống kê số liệu mua theo đại lý

   - So sánh số lượng NL mua theo tuần, tháng, quý, năm….

2. Xuất Nguyên Liệu vào sản xuất

   - Theo chuyên ngành chế biến thủy sản, để dễ tính chi phí giá thành, thường các nhà máy cho xuất hết nguyên liệu chính vào ngày cuối tháng (do phân xưởng tự cắt lô hàng theo ngày), để chốt chi phí NL, và tính giá thành trên cơ sở không có dở dang.

   - Trường hợp này chương trình TTV sẽ hỗ trợ phiếu xuất nguyên liệu tự động vào cuối tháng, để chọn tất cả phiếu mua nguyên liệu và xuất vào 1 phiếu cuối tháng.

   - Nếu công ty có xác định dở dang nguyên liệu cuối tháng: chương trình TTV có phiếu nhập dở dang nguyên liệu chính, trên tài khoản sản phẩm dở dang, để tính giá thành sẽ trừ ra.

 

3. Xuất Thành Phẩm đi Tái Chế, Thay Bao Bì

Một số công ty theo yêu cầu quản lý của Ban giám đốc có thêm quy trình quản lý xuất bán thành phẩm vào sản xuất và nhập thành phẩm theo định mức sản xuất.

   - Phần mềm báo cáo hệ số sản xuất từ Bán Tp ra Thành phẩm định mức trong ngày.

   - Số liệu nhập định mức sx TP này sẽ đối chiếu với nhập kho TP thực tế.

- Trên phiếu xuất TTV cho chọn nhiều hình thức xuất kho TP. Các hình thức này sẽ dùng để tổng hợp số liệu theo từng loại nhập xuất (sản xuất mới, tái chế, thay bao bì ), cần để đối chiếu số liệu với kho TP, kho bao bì, điều chuyển kho.

4. Nhập Thành Phẩm sản xuất vào kho (chia làm các loại nhập: từ sx TP mới, từ tái chế, từ thay bao bì…)

   - Chương trình hỗ trợ hạch toán tài khoản tự động trong việc nhập xuất thành phẩm

   - Thống kê theo loại nhập xuất thành phẩm: từ sản xuất mới, từ tái chế, thay bao bì

   - Khi nhập liệu sẽ nhập theo kiện (thùng chẵn, bọc lẻ) và trọng lượng kiện để tính ra đơn vị kg

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Nhập kho thành phẩm

5. Tính giá thành sản xuất thành phẩm thuỷ sản: Phương pháp tính giá thành theo Định mức từng tháng

   - Các phương pháp tính giá thành ở công ty thủy sản theo yêu cầu quản lý riêng nên sẽ từng mô hình quản lý sản xuất khác nhau. Khi ký hợp đồng chính thức, TTV sẽ tư vấn thêm và sâu hơn về các mô hình đặc thù cho phù hợp khách hàng.

   - TTV chỉ nêu Mô hình Tính giá thành theo Phương Pháp Định Mức Nguyên Liệu Chính, đây là phương pháp chuẩn trong ngành chế biến thủy sản đa số.

5.1 Phân bổ chi phí nguyên liệu chính theo định mức: mỗi tháng có một bảng định mức tiêu hao nguyên liệu cho từng thành phẩm, theo size, quy trình (hình). Cuối tháng chương trình dựa trên bảng định mức này để tính chi phí nguyên liệu chính. Chênh lệch giữa thực tế và định mức được điều chỉnh tự động theo tiêu thức giá trị và số lượng

5.2 Phân bổ chi phí tiền lương: có thể khai báo định mức tiền lương, phân bổ theo từng nhóm tôm (hình)

5.3 Phân bổ chi phí sản xuất chung:

   - Có thể dùng cách phân bổ chi phí sx chung theo tỉ lệ nguyên liệu chính, hoặc có thể tách tính riêng cho các loại chi phí cần quan tâm (điện, nước, hóa chất, khấu hao…. ), và có thể dùng các bảng định mức Nguyên liệu phụ này để phục vụ vụ kiện tôm vào thị trường Mỹ.

   - Chênh lệch giữa chi phí định mức và thực tế phát sinh sẽ được chương trình xử lý lại cho bằng nhau, tiền chênh lệch sẽ phân bổ lại theo tiêu thức giá trị hoặc số lượng.

   - Cuối tháng chương trình dựa vào bảng định mức các yếu tố giá thành để tính giá thành thành phẩm, thành phẩm tái chế…

   - Và chương trình tự động cập nhật giá thành phẩm vào từng phiếu nhập thành phẩm đã nhập trong tháng.

5.4 Chạy Tính giá thành cuối tháng và Xem Báo cáo giá thành:

   - Phần tính giá thành đã được lập trình sẵn trong phần mềm TTV chuyên ngành thủy sản.

   - Như đã nói trước phương pháp và cách tính có thể thay đổi cho phù hợp với mô hình quản lý sản xuất kinh doanh của từng công ty.

   Sau đây là các bước để chạy Tính giá thành cuối tháng Chuẩn:

   - Xuất nguyên liệu cuối tháng -> xác định cp 621

   - Hạch toán các chi phí lương -> xác định cp 622

   - Xuất vật tư, công cụ, hạch toán các khoản chi phí sản xuất chung -> xác định cp 627

   - Chạy bút toán kết chuyển cuối tháng: có 621, có 622, có 627 -> Vào Nợ 154.

   - Chạy tính giá thành cho thành phẩm xuất Tái chế

   - Khai báo bảng định mức nguyên liệu chính, định mức lương cho tháng

   - Chạy tính giá thành nhập từ sản xuất và nhập từ tái chế -> kiểm tra giá thành.

   - Cập nhật giá thành vào phiếu nhập kho

   - Sau khi tính giá thành sản xuất -> chạy cập nhật giá thành để áp váo các phiếu nhập kho thành phẩm.

   - Sau đó tính giá trung bình cho kho thành phẩm -> Để chương trình tính và cập nhật giá vốn cho TP xuất bán, điều chuyển kho.

6. Mẫu màn hình Phiếu Thu / Phiếu Chi: dùng để thu tiền khách hàng, chi tiền khách hàng, chi chi phí, …

7. Chạy các bút toán kết chuyển Chi phí giá thành và Các bút toán kết chuyển chi phí doanh thu cuối tháng

   - Chương trình cho phép khai báo các bút toán kết chuyển tự động để kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh TK 621, 622, 627 qua TK 154 và các tài khoản cần kết chuyển khác.

   - Khai báo và chạy tính năng các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

8. Một số báo cáo về thành phẩm trong chương trình TTV

   - Báo cáo gồm 2 hệ thống chính:

   + Hệ thống báo cáo hàng ngày: thổng hợp, bảng kê, nhập, xuất, tồn kho.

   + Và hệ thống báo cáo chuyên sản xuất và tính giá thành: dùng để đối chiếu số liệu giá thành, kiểm tra định mức, và phục vụ cho vụ kiện tôm vào thị trường Mỹ.

9. Tính giá thành theo phương pháp nguyên liệu trực tiếp

   Phương pháp này buộc người dùng phải xác định được số lượng chính xác nguyên liệu hoặc bán thành phẩm tôm để làm ra tôm thành phẩm theo từng loại tôm

   Vd: chính xác 12kg NL/ BTP tôm A -> làm ra 10kg thành phẩm tôm A 20kg NL/BTP tôm B -> làm ra 18kg thành phẩm tôm B

   - Chi phí nguyên liệu trực tiếp: khi xuất NL/ BTP đi sản xuất, phải xác định bao nhiêu kg NL/ BTP A để làm ra bao nhiêu thành phẩm A (hình)

   - Chi phí nhân công: dùng định mức phân bổ theo từng nhóm tôm

   - Chi phí sản xuất chung: dùng định mức phân bổ theo từng nhóm tôm

   - Chênh lệch giữa chi phí định mức và thực tế phát sinh sẽ được chương trình xử lý lại cho bằng nhau, tiền chênh lêch sẽ phân bổ lại theo tiêu thức giá trị

   Phương pháp này chính xác, sát với thực tế sản xuất và có thể theo dõi được việc nhảy size, cỡ. Sử dụng phương pháp này tốt cho việc làm giá thành theo lượng và góp phần hoàn thiện các bộ định mức NVL. Song phương pháp này yêu cầu phải tổ chức lấy thông tin để đưa vào chương trình ngay từ bộ phận sản xuất.

10. Các tính năng kỹ thuật của chương trình TTV_SAS 2020.NET

TTV_SAS 2020.Net được thiết kế, lập trình và quản trị Cơ sở dữ liệu theo các ngôn ngữ và công cụ hiện đại nhất hiện nay, đảm báo tính năng nhập liệu trực tuyến qua Internet, kết nối và tốc độ xử lý cực nhanh, cụ thể như sau:

   - Ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Studio.Net 2005, Cơ sở dữ liệu lưu trữ trong Microsoft SQL Server 2005, thiết kế mẫu biểu bằng Crystal Report.

   - Cài đặt và nhập liệu: Chỉ cài duy nhất 1 database tại máy chủ/server (server có thể đặt tại công ty hoặc thuê DV ngoài), các máy khác sẽ được cài chương trình để truy cập vào database tại server, chương trình chạy trực tuyến (online) qua đường truyền Internet.

   - Tiện ích: cập nhật và xem báo cáo từ bất kỳ nơi nào có internet, quản lý số liệu nhiều chi nhánh online, thao tác đơn giản.

   - Cách báo cáo, sổ sách: báo cáo sẽ có tức thời sau khi người dùng nhập liệu xong từng phiếu. Báo cáo có thể xem ở tất cả các máy có nối Internet và cài chương trình TTV_SAS 2020.Net, và qua được 4 thông tin bảo mật: username, password của user, tên database và password vào database.

   - Nhập liệu và xem báo báo bằng font chuẩn quốc tế Unicode, xuất ra excel và word nhanh trong vòng 3 giây.

   Lưu ý: Đối với doanh nghiệp đang có hệ thống máy tính cũ, cấu hình không cao thì ta có thể chọn ngôn ngữ lập trình Visual Fox để tạo giao diện cho nhập liệu trên máy trạm, còn cơ sở dữ liệu thì dùng MS SQL để tăng tính bảo mật, đó là cách tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo một hệ thống có đủ khả năng để áp dụng các giải pháp trên của Công Ty Tri Thức Việt

   Bất cứ lựa chọn nào đều có thể chuyển đổi, nâng cấp một cách dễ dàng với mức chi phí thấp khi có nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý hoặc nâng cấp hệ thống phần cứng.